Datenschutz und Sicherheit

Für Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten, sind wir Auftragsverarbeiter und Sie der Verantwortliche. Bevor wir echte Daten verarbeiten, schließen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Sie bindet die Daten an den Zweck des Auftrags. Unser Standard ist Variante B. Wir schließen die Verträge mit den KI-Anbietern selbst ab. Die Anbieter sind dann unsere Unterauftragsverarbeiter, und Sie genehmigen sie in der AVV. Bei Variante A beauftragen Sie die KI-Anbieter selbst und weisen uns an, über Ihre Konten zu arbeiten. Große Kunden dürfen ihre eigenen Verträge behalten.

Unsere Dienste laufen auf einem virtuellen Server bei der Contabo GmbH. Er steht im Rechenzentrum Lauterbourg in Frankreich, also in der EU. Jede Anwendung läuft in einem eigenen Container mit eigenem Datenverzeichnis. Wo das System es zulässt, bleiben Kundendaten auf Servern des Kunden. Speichert ein Produkt Daten bei uns, nennt das Datenblatt Ort, Frist und Zweck. Verlangt ein Produkt Verarbeitung in der EU oder im EWR, verarbeitet es echte Daten nur über Azure OpenAI von Microsoft oder über offene Modelle bei Cortecs. Bei Microsoft liegt die Ressource in Schweden, und je nach Bereitstellung verarbeitet Microsoft innerhalb der EU-Datenzone oder nur in Schweden. Bei Cortecs lassen wir nur Rechenzentren im EWR zu, auch in Island, das zum EWR, aber nicht zur EU gehört. Noch nicht jedes Produkt ist umgestellt. Wo der Code noch direkt OpenAI anspricht, stellen wir ihn um, bevor das Produkt echte Daten verarbeitet. Andere Produkte nutzen OpenAI oder Anthropic, mit Verarbeitung auch in den USA. Welcher Anbieter es ist, steht in Ihrer AVV.

Diese sieben Unternehmen führt unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter. Welche davon für Sie tätig werden, hängt vom Produkt ab und steht in Anlage 3 Ihrer AVV. Beauftragen Sie die KI-Anbieter selbst (Variante A), entfallen für Sie Microsoft, OpenAI, Anthropic, Cortecs und Mistral.

Wir trainieren keine Modelle mit Ihren Daten. Die API-Bedingungen von Microsoft, OpenAI, Anthropic und Cortecs schließen aus, dass die Anbieter Ein- und Ausgaben zum Training verwenden. Microsoft speichert Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage in der EU zur Missbrauchsprüfung. Gesichtet werden sie nur bei Verdacht, durch Personal im EWR. Wir können diese Speicherung nicht abschalten: Microsoft hat unseren Antrag auf Abschaltung (Modified Abuse Monitoring) am 02.11.2026 abgelehnt, weil die Funktion nur betreuten Kunden und Partnern von Microsoft offensteht. OpenAI speichert Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben der Schnittstelle binnen 30 Tagen. Cortecs hält Ein- und Ausgaben nur im Arbeitsspeicher und speichert Metadaten der Anfragen bis zu 12 Monate. Wir lassen dort nur Rechenzentren zu, die nach Angaben von Cortecs Ein- und Ausgaben nicht speichern.

Eine Auswahl der Maßnahmen, die bei uns umgesetzt sind. Die vollständigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO, mit dem Stand je Maßnahme, senden wir auf Anfrage.

• Verantwortung

  Philipp Gurndin erbringt die Leistungen persönlich und verantwortet Datenschutz und Sicherheit. Weitere Personen arbeiten nur mit Ihrer vorherigen schriftlichen Zustimmung und nach schriftlicher Verpflichtung zur Vertraulichkeit.

• Vertraulichkeit

  Wir sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, ohne zeitliche Grenze. Grundlage sind der Projektvertrag und die Vertraulichkeitsvereinbarung.

• Anmeldung

  Die Anmeldung an unseren Weboberflächen läuft über den Anmeldedienst von Invariance, mit persönlichen Konten und zweitem Faktor. Rollen gelten je Anwendung.

• Trennung der Kunden

  Jeder Kunde hat einen eigenen, abgegrenzten Bereich. Jede Anwendung läuft in einem eigenen Container mit eigenem Datenverzeichnis.

• Eigener Zugang bei den KI-Anbietern

  Für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag nutzen wir Sprachmodelle nur über API-Konten mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Je Kunde legen wir dort einen eigenen Schlüssel an, bei Microsoft eine eigene Ressource, bei OpenAI ein eigenes Projekt.

• Zugang zum Server

  Den Server verwaltet nur Philipp Gurndin. SSH geht nur mit Schlüssel, Passwörter sind abgeschaltet, und nach Fehlversuchen wird gesperrt.

• Länderfilter

  Verwaltung, interne Weboberflächen, SSH und die Anmeldung am Mailsystem antworten nur aus freigegebenen Ländern. Öffentlich erreichbar sind nur Websites und Produkte.

• Zugang zu Ihren Systemen

  Wir greifen nur auf dem Weg auf Ihre Systeme zu, den Sie vorsehen, etwa über Ihr VPN, und mit persönlichen Konten. Die Rechte vergibt Ihr Administrator.

• Übertragung

  Alle Webdienste und Schnittstellen laufen über HTTPS mit TLS. Mail übertragen wir mit TLS.

• Schlüssel und Passwörter

  Die Schlüssel und Passwörter unserer Dienste liegen verschlüsselt in der Konfiguration des Servers oder in unserem Passworttresor. Sie stehen nicht im Quellcode, nicht in Protokollen und nicht in Erweiterungen auf Arbeitsplätzen.

• Protokolle

  Zugriffe auf den Webserver protokollieren wir ohne Kopfzeilen, rollierend auf höchstens 30 MB. Unsere Anwendungen schreiben keine Eingaben von Kunden in Protokolle.

• Entwicklung und Test

  Wir entwickeln und testen mit erfundenen oder von Ihnen freigegebenen Daten. Abonnements von ChatGPT und Claude nutzen wir nur für solche abgegrenzten Tests. Repositorys mit Quellcode enthalten keine Kundendaten.

• Sicherung

  Wir sichern täglich, unter anderem Anmeldedienst, Mail und Kundenbereich. Wir haben die Wiederherstellung getestet, zuletzt am 24.10.2026.

• Aktualisierung

  Das Betriebssystem erhält Sicherheitsupdates automatisch. Plattform und Anwendungen aktualisieren wir regelmäßig, zuletzt am 24.10.2026.

• Überwachung

  Wir prüfen die Dienste automatisch, mit Alarm an Philipp Gurndin. Ein zentrales Fehlerprotokoll läuft auf unserem eigenen Server.

• Ausfall

  Fällt ein Dienst von Invariance aus, bleibt Ihr System nutzbar, soweit das Datenblatt nichts anderes sagt.

• Löschung am Vertragsende

  Nach Vertragsende oder auf Verlangen löschen wir Daten, Kopien und Zugänge und bestätigen die Löschung schriftlich. Daten in Sicherungen laufen mit deren Rotation aus und bleiben bis dahin gesperrt.

Ein Vorfall ist jedes Ereignis, bei dem Daten eines Kunden verloren gehen, verändert werden oder Unbefugten zugänglich werden könnten, und jede Störung, die die Sicherheit eines Dienstes beeinträchtigt. Schon der Verdacht zählt. Wir melden Ihnen jeden Vorfall, der Ihre Daten betreffen kann, unverzüglich, spätestens 12 Stunden ab Kenntnis. Die Frist beginnt, wenn Philipp Gurndin davon erfährt. Meldet uns ein Unterauftragsverarbeiter einen Vorfall, gilt dieselbe Frist ab Eingang seiner Meldung. Die Meldung geht per E-Mail an Ihre weisungsbefugte Person und Ihre technische Ansprechperson, und wenn die Lage es verlangt, zusätzlich telefonisch. Sie nennt, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO. Wir dokumentieren jeden Vorfall, auch wenn sich der Verdacht nicht bestätigt. Die Meldungen an Behörden machen Sie als Verantwortlicher. So bleibt Ihnen Zeit für Ihre eigenen Fristen. Wir liefern Ihnen dafür die technischen Angaben.

1. Sofort

   Wir dämmen den Vorfall ein, noch vor der vollständigen Klärung. Wir schalten betroffene Dienste ab oder nehmen sie vom Netz, sperren Zugänge, tauschen Schlüssel und Passwörter aus und stoppen Datenübertragungen an Anbieter. Wir sichern Spuren, bevor etwas gelöscht oder neu aufgesetzt wird.

2. 12 Stunden

   Spätestens dann melden wir Ihnen den Vorfall, gerechnet ab Kenntnis.

3. 24 Stunden

   Ihre Frist für die Frühwarnung an das zuständige CSIRT nach NIS2, in Italien das CSIRT Italia, wenn Sie unter NIS2 fallen.

4. 72 Stunden

   Ihre Frist für die Meldung an die Aufsichtsbehörde nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO, in Italien den Garante.

5. Nach Abschluss

   Sie erhalten einen schriftlichen Bericht: Ablauf, Ursache, Folgen, Maßnahmen und was sich dauerhaft ändert.

Je nach Produkt bereiten wir diese Dokumente vor dem Start für Sie vor.

• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

  Nach Art. 28 DSGVO, mit drei Anlagen: den technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Kontaktstellen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Standard ist Variante B.

• Datenblatt

  Ein Blatt je Produkt und Kunde für Ihr Software- und Lieferanteninventar nach NIS2. Es nennt, welche Daten das Produkt liest, sendet und speichert.

• Datenschutz-Folgenabschätzung, technischer Teil

  Der technische Teil einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO. Den übrigen Teil ergänzen Sie.

• Übersicht Zero Data Retention

  Welcher KI-Anbieter Ein- und Ausgaben speichert, mit Nachweis.

• KI-Hinweise

  Vorschläge für vier Schritte beim Einsatz eines Produkts mit KI bei Ihnen: Information der Patienten oder Mandanten, Anweisung an Ihre Mitarbeitenden, Unterweisung der Mitarbeitenden, Freigabe vor dem Routinebetrieb. Sie übernehmen oder ändern die Texte.

• Vertraulichkeitsvereinbarung

  Die Vereinbarung zur Verschwiegenheit. Sie kann auch vor dem ersten Treffen mit echten Daten geschlossen werden.

• Projektvertrag

  Der Vertrag über das Projekt. Ein eigener Abschnitt regelt Berufsgeheimnis, Datenschutz und Datensicherheit. Sie können vor dem Produktivbetrieb auf eigene Kosten einen Sicherheitstest durch Dritte beauftragen.

Gehen Daten an KI-Anbieter oder andere Dienste? An welche, in welchen Ländern?

Für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag nur an die Unterauftragsverarbeiter in Anlage 3 Ihrer AVV oder an Anbieter, mit denen Sie selbst einen Vertrag haben. Verlangt ein Produkt Verarbeitung in der EU oder im EWR, verarbeitet es echte Daten nur über Azure OpenAI von Microsoft in der EU, mit der Ressource in Schweden, oder über offene Modelle bei Cortecs, nur bei Rechenzentren im EWR, die wir zulassen, auch in Island. Wo der Code noch direkt OpenAI anspricht, stellen wir ihn vorher um. Andere Produkte nutzen OpenAI oder Anthropic, mit Verarbeitung auch in den USA. Welcher Anbieter es ist, steht in Ihrer AVV. Unsere eigenen Dienste laufen auf einem Server bei Contabo in Frankreich.

Werden Eingaben, Ergebnisse, Fehler oder Nutzung protokolliert?

Eingaben und Ergebnisse von Kunden landen nicht in Protokollen. Fehler protokollieren wir ohne Inhalte. Zugriffe auf den Webserver protokollieren wir ohne Kopfzeilen und rollierend.

Werden Daten zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet?

Nicht über die Schnittstellen, über die wir in Ihrem Auftrag arbeiten. Wir trainieren keine Modelle mit Ihren Daten, und die API-Bedingungen von Microsoft, OpenAI, Anthropic und Cortecs schließen aus, dass die Anbieter Ein- und Ausgaben zum Training verwenden.

Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der andere Zwecke ausschließt?

Ja. Bevor wir echte Daten verarbeiten, schließen wir mit Ihnen eine AVV nach Art. 28 DSGVO, die die Daten an den Zweck des Auftrags bindet. Mit Microsoft, OpenAI, Anthropic, Cortecs, Mistral, Contabo und Brevo bestehen eigene Verträge.

Lässt sich die Datenübertragung begrenzen oder die Software kurzfristig abschalten?

Ja. Sie können Erweiterungen per Richtlinie sperren und die Adressen unserer Dienste an Ihrer Firewall blockieren. Jeden Dienst, den wir betreiben, können wir sofort abschalten.

Philipp Gurndin gurndin@invariance.co +39 350 0404 001 PEC gurndin@pec.it